Вебинар 11 августа 19:00 МСК (Среда) - Профессиональное развитие в коучинге
Close

Управляем временем

29.06.2021
Лето, солнце… Так хочется насладиться этим периодом, использовать его по максимуму, чтобы зарядиться энергией и достичь поставленных целей.


Но каждый день нам всегда не хватает времени. И сегодня мы разберём ещё один метод, который позволит использовать время эффективно.
Хронофаги


В нашей жизни существуют хронофаги – это то, что пожирает наше время, и от них нужно срочно избавляться. Это то, что мы делаем по привычке, без какой-либо определённой цели. Бесцельное общение, сёрфинг в интернете и социальных сетях, компьютерные и телефонные игры. У каждого из нас есть свои хронофаги.

Например, начав разговор с коллегой без чёткой цели, мы можем потратить массу времени, и потом в спешке доделывать важные дела, и потерять бесценное время, которое нам необходимо на отдых.

Избавится от хронофагов сложно, но возможно.

Необходимо составить список всех хронофагов, которые пожирают ваше время. Вести наблюдение и отслеживать, сколько раз они проявляют себя и с какой периодичностью.

Определите, какой маркер проявляется перед хронофагом, что побуждает к тому, чтобы провести время, например, в социальных сетях.

И как только появляется соответствующий маркер, задайте вопросы:

  • Я действительно хочу сейчас заниматься этим делом?
  • Какую ценность несёт для меня это занятие?
  • Какую пользу я могу получить от этого дела?
  • Как оно повлияет на мой день?
  • Как оно продвинет меня к моей цели?
Конечно, существуют такие дела, которые могут красть время, но при этом вы никак не можете на них повлиять. Например, вы попали в пробку или коллега не может вам предоставить необходимую для вашей работы информацию в срок. В таких ситуациях можно использовать это время с максимальной пользой для собственного развития.

Послушайте аудиокнигу в машине, наведите порядок на рабочем столе или компьютере. Пересмотрите список ваших дел на сегодня и завтра, подумайте, какое из них вы можете сделать уже сейчас.

Таким образом вы можете вернуть украденное у вас время.
Планирование дня


Один из главных факторов эффективного управления временем – это осознанное планирование. Планирование поможет рассчитывать время, которое вам необходимо на работу и отдых, на рефлексию и заботу о себе. Вы сможете отслеживать, насколько вы укладываетесь в свой план, и корректировать дальнейшую работу с учётом реально затрачиваемого времени.

Посчитайте примерное время, которое вам нужно на выполнение каждой задачи. Составьте последовательный план на день.

Оцените ваш план, задавая вопросы:

  • Насколько выполним этот план?
  • Все ли дела, которые я написал(а), необходимо выполнить в этот день?
  • Какие препятствия могут возникнуть?
  • Как я могу повлиять на них?
  • Как я могу скорректировать свой план?
Любой план можно корректировать, опираясь на важность дел и реальные трудности, с которыми можно столкнуться.

При составлении списка дел учитывайте важность и значимость каждого. Поделите дела на два типа:

Жёсткие – их нужно выполнить обязательно к определённому времени.

Нежёсткие – их можно выполнить в любой момент в течение дня.
Приоритеты


Мы тратим много времени впустую, пытаясь выполнить несколько дел одновременно. Начальник дал поручение, и мы откладываем все дела, чтобы выполнить поручение начальника. Вспоминаем о чём-то незапланированном и срочно начинаем это делать, пока не забыли.

Переключаемся на новое дело, не закончив предыдущее и т.д.

Используйте матрицу Эйзенхауэра для расстановки приоритетов. Этот инструмент позволяет поделить задачи и ежедневные дела по уровню их важности и срочности.

Задачи "А" - срочные и важные. Их необходимо решить немедленно, они требуют вашего непосредственного участия.

Задачи "В" - важные, но не срочные. Срок их исполнение еще не подошёл, и можно передвинуть их в своем графике дел. Они требуют вашего участия, но не требуют сиюминутного исполнения.

Задачи "С" - срочные, но не важные дела. Они требуют решения здесь и сейчас, но не имеют высокого приоритета. Это рутинные дела, их можно делегировать.

Задачи "D" - несрочные и неважные дела. На них стоит посмотреть внимательно, к какой цели они вас ведут, какой смысл в них заложен и на что они влияют. Если в них нет важности, смысла и цели, то их можно вообще не делать.
Маневрирование


Частая ошибка в любом планирование: вы не оставляете временного резерва между делами и задачами. Таким образом вы загоняете себя в тупик: если задача потребовала больше времени, чем вы рассчитывали, то следующую задачу вы уже начинаете решать с опозданием. Или встречи запланированы подряд, с отсутствием временного интервала между ними, тогда есть риск задержаться на одной и опоздать или совсем не попасть на следующую.

Оставляйте запас времени. Если он сохранится, то вы всегда можете выполнить другую задачу из списка ваших дел и сохранить дополнительное время.
Время на отдых


В наше время мы редко закладываем в свой график обед или перерыв на отдых, считая, что это время мы может потратить более эффективно.

Оптимальное время для эффективной работы составляет 8-9 часов в день, и это научно доказано. Работая больше, вы снижаете свою эффективность, так как организм не восстанавливается и скорость вашей работы, скорость мышления сильно снижается.

Внесите в свой план время на обед и перерывы для рефлексии и отдыха.

Это поможет вам восстанавливать силы и быть значительно эффективнее.


Конечно, мы все разные! Кому-то подходит поминутное планирование дня, и человек чувствует себя превосходно. А кому-то нужно место для спонтанности, и поэтому ему тяжело придерживаться чёткого графика. Задайте себе вопрос, а что подходит именно вам?

Что поможет вам сэкономить время и быть эффективным?

Как вы можете адаптировать эту методику именно для себя?

Надеемся, вам понравилась наша статья.

Автор статьи: Алёна Свечникова